Cách đánh văn bản trên máy tính chuẩn nhất

Rate this post

Soạn thảo văn bản nghe có vẻ dễ nhưng không phải ai cũng nắm rõ các quy tắc khi đánh máy. Với những người mới tập đánh văn bản thì cần biết những bước mở đầu cơ bản để gõ văn bản chuẩn xác nhất. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách đánh văn bản trên máy tính.

Soạn thảo văn bản là gì?

Soạn thảo văn bản là một trong những kỹ năng tin học văn phòng hay còn được biết đến chính là một khái niệm, một phần ứng dụng cho phép người sử dụng làm được các thao tác như gõ văn bản, nhập văn bản hay sửa đổi,…

Soạn thảo văn bản thường được dân văn phòng sử dụng, những người viết truyện biên tập hay thư ký,… bởi công việc chính của họ liên quan đến soạn thảo văn bản.

Soạn thảo văn bản là gì
Soạn thảo văn bản là gì

Phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính

Xem thêm: Cách đổi hình nền máy tính win cực dễ, nhanh chóng 

Người dùng có thể sử dụng bộ công cụ soạn thảo văn bản như Microsoft Office, WPS Office hay sử dụng những công cụ soạn thảo trực tuyến như Word Online, Google Docs.

Tiếp theo, bạn cần cài công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính. Bạn có thể cài Unikey là công cụ gõ phổ biến hiện nay. Sau đó chúng ta thiết lập công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính.

Phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính
Phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính

Cách đánh văn bản trên máy tính chuẩn nhất

Thiết lập định dạng ban đầu cho văn bản

Khi bạn cài đặt xong bộ Office vào máy tính thì biểu tượng của bộ công cụ hiển thị sẵn trên Desktop. Hoặc bạn cũng có thể mở qua thanh tìm kiếm với máy tính Windows 10.

Nếu dùng Windows XP, Windows 7 để mở Word lên chúng ta nhấn Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Word.

Trong giao diện Word có thanh ribbon là nơi chứa những công cụ cần thiết trong khi soạn thảo. Thanh công cụ trong word:

  • Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề.
  • Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
  • Page Layout: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
  • References: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
  • Mailings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
  • Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
  • View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hack camera giám sát đơn giản dễ như ăn kẹo

Bước 1: Đổi đơn vị đo sang Centimeters

Mở giao diện Word và tiến hành thiết lập một số nội dung khi gõ văn bản. Bạn cần chuyển đơn vị đo hiện tại của văn bản từ inch sang centimeters hoặc millimeters.

Đổi đơn vị đo sang Centimeters
Đổi đơn vị đo sang Centimeters

Bước 2: Căn lề

Nhấn Page Layout rồi chọn Page Setup để mở giao diện căn chỉnh lề cho văn bản.

Tại giao diện này chúng ta nhập các thông số với kích thước căn lề chuẩn.

  • Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm.
  • Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm.
  • Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm.
  • Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.

Tiếp đến lựa chọn hướng giấy chiều dọc là Portrait, chiều ngang là Landscape.

Chuyển sang tab Paper để lựa chọn khổ giấy trong phần Paper size.

Cách đánh văn bản trên máy tính

Bước 1: Chọn font chữ, chỉnh khoảng cách giữa các dòng

Nhấn vào mục Home rồi lựa chọn font chữ, kiểu chữ cho văn bản. Kiểu chữ sử dụng là Times new Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14 cm.

Tiếp đến trong nhóm Paragraph nhấn vào biểu tượng mũi tên để hiển thị giao diện chỉnh khoảng cách giãn dòng.

Chọn font chữ, chỉnh khoảng cách giữa các dòng
Chọn font chữ, chỉnh khoảng cách giữa các dòng

Bước 2: Gõ nội dung văn bản

Tiến hành gõ văn bản. Với những nội dung cần chú ý và nhấn mạnh bạn có thể sử dụng các định dạng chữ bôi đậm, in nghiêng, gạch chân, chọn màu sắc cho chữ. Sau đó căn chỉnh vị trí của chữ như ở giữa, lùi sang trái hay sang phải tại mục Font và Paragraph.

Trong quá trình gõ văn bản nếu không gõ được tiếng Việt thì cần xem lại Unikey đã thiết lập đúng chưa.Ngoài việc nhập nội dung chữ thông thường, khi soạn thảo có thể người dùng được yêu cầu chèn bảng trong Word hay chèn sơ đồ.

Gõ nội dung văn bản
Gõ nội dung văn bản

Bước 3: Lưu văn bản đã gõ

Khi đã hoàn tất việc nhập nội dung vào Word, bạn nhấn vào biểu tượng Office chọn Save.

Hiển thị thư mục máy tính để chọn nơi lưu văn bản. Nhập tên cho văn bản vào khung File name.

Lưu văn bản đã gõ
Lưu văn bản đã gõ

Xem thêm: Tại sao Messenger không gọi được & Cách khắc phục

Quy tắc chuẩn xác cho văn bản hành chính

Với những văn bản hành chính thì có thêm rất nhiều nội dung nhỏ khác trong khi soạn thảo, và người thực hiện phải thực hiện theo đúng quy chuẩn soạn thảo.

Nếu còn thắc mắc nào khác hãy để lại dưới bình luận để được Công Nghệ Số hỗ trợ ngay nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

0963055059